Internetinis blogas Cepelinas.co.uk pristato straipsnių seriją apie verslo pradžią Anglijoje. Šiuose straipsniuose bus aptarti visi svarbiausi dalykai, kuriuos reikia žinoti ir mokėti, norint verslo idėją paversti tikru verslu. Šio blogo autorius - Anglija.lt bendrasavininkas Remigijus Kostrovickas.

Be žiūrėjimo į ateitį (finansinio planavimo), lygiai taip pat svarbus esamos finansinės situacijos suvokimas. Jei nevesi normalios buhalterijos, nežinosi, kokia tavo padėtis, negalėsi kurti tikslių planų bei labai rizikuosi ir savo pinigais, ir visu verslu.

Tiksliai žinok, kiek ir kur išleidi ir, kiek iš kur gauni

Prisiminkime ankstesnių straipsnių herojų autoserviso meistrą Stasį. Įrenginėjant garažą bei pradėjus biznį, Stasiui atsirasdavo visokių nenumatytų išlaidų – prireikdavo pinigų tai dažams padažyti sienai, tai detalių elektros instaliacijai sutvarkyti. Atrodo, išlaidos nedidelės ir vienkartinės – kam jas fiksuoti, užsirašinėti? Stasio atmintis nebloga ir jis viską gali prisiminti. Kelios dešimtys ar koks šimtukas svarų nieko nereiškia ir nepadarys didelės įtakos verslui. Juolab, kad ir pinigų mūsų meistras turėjo pasitaupęs. Taip mąstydamas, Stasys imdavo grynuosius už suteiktas paslaugas ir laikydavo juos saugiai savo piniginėje. Iš tos pačios piniginės jis mokėdavo už savo pietus gretimoje kavinėje, pirkdavosi reikiamas detales ir panašiai. Galų gale viskas baigėsi tuo, kad Stasiui baigėsi pinigai ir garažą reikėjo uždaryti. Kokios pagrindinės Stasio nesėkmės priežastys šiuo atveju?

Ypatingai dažnai žmogus nesureikšmina įvairiausių išlaidų. Atrodo, jei vieną dieną išleidai nedidelę sumą ir jos niekur nepažymėjai buhalterijoje, tai nieko tokio. Tai yra viena didžiausių pradedančiųjų smulkiųjų verslininkų klaidų. Jei absoliučiai visas išlaidas žymėtumei savo buhalterijoje, pamatytumei, kad kartais tos „smulkiosios išlaidos“ mėnesio gale sudaro ne tokią ir smulkią sumą. Ir galbūt dar pamatytum, kad dalis išlaidų kartojasi kiekvieną mėnesį.

Yra nemažai žmonių, kurie pradeda verslą turėdami kapitalą. Na, žmogus būna sutaupęs pinigų ar paėmęs paskolą. Tokiu atveju dažnai kyla noras aukoti pinigus savo naujajam verslui. Čia vėl kyla jau minėtas pavojus – dažnai tos išlaidos/aukos naujam verslui būna nepažymimos buhalterijoje. Verslas įsisuka, tačiau žmogus net neįsivaizduoja, kiek savo pinigų reikia kišti, kad tas sukimasis vyktų. Ir, jei ateina, toks momentas, kad savi pinigai baigiasi, iš pažiūros sėkmingas verslas irgi gali pasibaigti.

Buhalterijos vedimas – ne taip baisu, kaip atrodo

Pradedančiajam lengviausiai buhalteriją vesti naudojant Excel ar panašią skaičiavimo programą. Pradžiai užteks tiesiog vienam stulpelyje rašyti per mėnesį gautas pajamas, o kitame – per mėnesi išleistus pinigus. Prie kiekvienos sumos šalia esančiame laukelyje parašyk, kokie čia pinigai – už ką mokėta ar už ką gauta. Palyginus galutines išlaidų ir pajamų stulpelių sumas, labai aiškiai matysis, ar tą mėnesi verslas buvo „pliusinis“.

Mes patys iš pradžių naudojome paprastą, pačių pasidarytą Excel‘inę lentelę. Vėliau pradėjome naudoti sudėtingesnę Excel buhalterinę formą, kurioje išlaidos ir pajamos suskirstytos į atskiras grupes.

Su Excel‘iu tikrai nesunkiai galima sekti savo mėnesines (ir metines) išlaidas bei pajamas. Žodžiu, pramokti naudotis Excel‘iu kaip buhalterine programa tikrai verta ir gal net privaloma.

Tiesa, įgijus patirties buhalterijos vedime, geriausiai pradėti naudoti specialias buhalterines programas. Apie jas parengsiu atskirą straipsnį.

Dar viena tvarkingos buhalterijos vedimo priežastis – tvarkingos metinės ataskaitos mokesčių inspekcijai. Jas dažniausiai tvarko specialiai tuo užsiimančios firmos. Joms tikrai bus žymiai lengviau, jei tu viską pateiksi tvarkingai. O, jei netyčia mokesčių inspekcija sugalvos tave patikrinti (patikrai gali būti atrinktas atsitiktiniu būdu), sutaupysi daug laiko ir nervų pateikdamas tvarkingus savo verslo finansinius duomenis.

Svarbu

Dar pasikartosiu – išmok naudotis Excel‘iu. Visas pajamas ir išlaidas iš karto suvesk į Excel‘į. Neatidėliok šio darbo vėlesniam laikui, nes už kelių dienų viskas pradės maišytis.

Išlaidų kvitus (angliškai – Receipt) rūšiuok pagal mėnesius ir laikyk atskiruose dėkluose. Taip, reikalui esant, bus lengviau surasti reikiamą kvitą. Rink absoliučiai visus kvitus – jei tik ką perki, būtinai prašyk kvito (lietuviškai dar kartais vadinamo čekiu). Tiesa, jei viską tvarkingai suvedinėsi į Excel‘į, popierinių kvitų tau reikės tik tada, jei norėsi kažką pasitikrinti. Arba tave norės patikrinti mokesčių inspekcija :)

Parduodamas prekę ar suteikdamas paslaugą, visada išrašyk pirkėjui kvitą, o kopiją pasilik sau.

Ypatingai svarbu iš karto pasižymėti kiek ir už ką gavai grynųjų pinigų. Per savaitę ar net dieną gali susikaupti nemaža krūva grynųjų. Jei iš karto nepasižymėjai, kiek ir iš ko gavai, vėliau atsekti bus labai sunku.

Nemaišyk realių pajamų su planuojamomis pajamomis. Jei kažkas pažadėjo sumokėti tau rytoj ar kitą savaitę, tai ir užsirašyk tuos pinigus ne šiandien, o tada, kai juos gausi. Jei juos tikrai gausi ;)

Vesk buhalteriją angliškai. Išlaidų ir pajamų pavadinimus rašyk tik šia kalba. Kaip ir minėjau, gali tapti mokesčių inspekcijos taikiniu. Tokiu atveju, angliška buhalterija tiesiog būtina.

Excel buhalterinės formos pavyzdys

Kitą savaitę paruošiu paprastą Excel buhalterijos vedimo formą ir paaiškinsiu, kaip ją reikia pildyti.

Pirmąją straipsnio dalį rasi čia...

Antrąją straipsnio dalį rasi čia...

Trečiąją straipsnio dalį rasi čia...

Remigijus, Anglija.lt, Cepelinas.co.uk

PS. prisijunk prie Cepelinas.co.uk feisbuke adresu: http://www.facebook.com/cepelinas.co.uk